Hvordan du kan skabe en forbedringskultur, der sikrer den fortsatte udvikling for virksomheden. 

 Toyota Kata, hvad er det?

”Kata”= Træning af en ny adfærd, så det til sidst bliver en del af virksomhedens kultur. Toyota har konstant forbedret sine resultater igennem de sidste 6 årtier. Vi har studeret de metoder, de anvender. Vi har kopieret værktøjerne, og vi har anvendt dem i flere forskellige virksomheder.

Der er skabt markante forbedringer; men for de fleste har oplevelsen været, at efter forbedringerne er etableret, går udviklingen i stå. Hvordan kan det så være, at det ikke er tilfældet for Toyota?

Antageligt skyldes det, at vi ensidigt har arbejdet med de Lean værktøjer, der er synlige og lette at håndtere. Vi har ikke fokuseret på den usynlige og dog egentligt mest væsentlige del, når en Lean virksomhed skal skabes, nemlig at skabe en forbedringskultur, hvor det falder medarbejderne naturligt at arbejde med Lean værktøjerne. Vi har ikke fokuseret på at ændre ledelsesmåden, hvilket må siges at være en forudsætning for at kunne ændre på kulturen i den enkelte virksomhed.

 

Toyota Kata, Lean, Lean Akademiet, Isbjerg, Ledelse, virksomhedskultur, Lean værktøjer

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Toyota Kata giver os en systematisk måde til at ændre ledelsesmetoden og til at skabe en forbedringskultur i virksomhederne.

I Kata arbejder vi med at skabe en rutine dels om, hvordan lederne kan coache medarbejderne til at tænke løsninger – også ud over de sædvanlige løsningsmetoder – og dels om at skabe de mange små fortsatte forbedringer.

Toyota Kata, Lean, forbedringskata, coaching kata, Lean Akademiet

 

 

 

 

 

 

Det er først, når vi tænker ud over de normale og vante rammer, at vi begynder at skabe nytænkningen.

Toyota Kata, Lean, Lean Akademiet, Coaching Kata, forbedringskata

 

 

 

 

 

 

 

 

Forbedrings Kata

Vi lever i en meget omskiftelig verden, hvor det er umuligt at forudse, hvad der vil ske i fremtiden. Nye teknologier og nye materialer giver nye muligheder, kunderne stiller andre krav, og konkurrencen er global. Forudsætningerne er derfor komplekse og ændres konstant. Derfor er de løsninger, vi traditionelt vælger, ikke i sig selv det, der giver de konkurrencemæssige fordele og fremskridt. De konkurrencemæssige fordele skabes, når vi mestrer en metode til konstant at udvikle løsninger og til at møde de udfordringer, vi står overfor på en uforudsigelig vej mod realisering af en vision.

Det er, hvad Forbedrings Kata handler om.

De fire steps:

Toyota Kata, Lean, Forbedrings Kata, Lean Akademiet

 

 

 

 

 

1. Formulér vision og mål for forbedringerne

En forudsætning for at gennemføre forbedringer er at beslutte, hvad I ønsker at opnå. I skal med andre ord formulere en vision og udtrykke denne vision i nogle operationelle mål. Visionen og målene må gerne være ambitiøse og måske også virke urealistiske, men husk på, at markante ændringer og forbedringer ikke kan realiseres, hvis I blot gør, som I plejer. Det kræver, at I tænker anderledes – I skal altså tænke løsninger uden for jeres komfort zone.

Værktøj: Future State beskrivelse og A3.

Visionen og målene skal drøftes og deles med alle involverede i organisationen og gøres synlige i det, de omfatter.

2. Beskriv den nuværende situation

Næste trin er herefter omhyggeligt at beskrive den nuværende situation. Gennemfør denne beskrivelse sammen med de involverede i det område, I vil arbejde med. Her kan Lean værktøjet ”procesanalyse” i mange tilfælde med fordel anvendes. Beskriv, hvad der skaber værdi for kunderne, medarbejderne og virksomheden, hvad gennemløbstiden er, hvad værditiden er, hvilken servicegrad kunderne tilbydes osv. Derudover skal der i beskrivelsen anføres alle former for spild, som I konstaterer.

Værktøj: Procesanalyse. Current State værdistrømsanalyse.

3. Fastlæg herefter det næste del mål. (1 -12 uger frem)

Fastlæg derefter det delmål, som fører mod det endelige mål; men som, I mener, kan realiseres i løbet af de næste 1 til 12 uger.

Der er en grænse for, hvad vi kan forudse – slut derfor, hvor I kan se til:

Toyota Kata, Lean, mål, Lean Akademiet, illustration

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Gennemfør nu første tiltag

Gennemfør nu de aktiviteter, som, I mener, kan realisere delmålene. Anvend P-D-C-A metoden, hvor I betragter løsningen som en hypotese, I afprøver.

Toyota Kata, Lean, PDCA metoder, Lean Akademiet

 

 

 

 

 

 

 

Coaching Kata

I sport og musik foregår træningen under observation og vejledning af en erfaren træner/lærer. Uden træner/lærer får vi ikke indlært de rigtige metoder og teknik. Hjerneforskning viser også, at den mest effektive måde at udvikle nye adfærds- og tænkemåder er at øve sig hver dag og ikke bare en gang imellem. Coaching Kata involverer en træner/lærer, der træner eleven i den nye adfærd ved i forbindelse med Forbedrings Kata og gennemførelsen af hvert trin i P-D-C-A forbedringerne at stille de 5 Coaching Kata spørgsmål.

Toyota Kata, Lean, Coaching Kata, Lean Akademiet, Forbedrings Kata, PDCA metoder

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Coaching gennemføres hver gang, der er gennemført et P-D-C-A trin. Resultatet af det gennemførte tiltag angives på resultattavlen. Holdet evaluerer, hvad de lærte af dette trin, og coachen spørger til, hvad det næste tiltag skal være.

Toyota Kata, Lean, Lean Akademiet

 

 

 

 

 

 

 

En ny virksomhedskultur

For at ændre en kultur er det nødvendigt at ændre den måde, som du såvel som organisationen tænker på. Det gøres ved at træne en ny og anderledes adfærd ved hjælp af Kata metoden. Over tid vil det ændre folks adfærd og dermed også den kultur, der er gældende i virksomheden.

Toyota Kata, Lean, Lean Akademiet, Virksomhedskultur, adfærd, ændringer

 

 

 

 

I får skabt en kultur, hvor alle medarbejdere arbejder på at få realiseret en fremtidig vision, og nogle udfordrende mål, der sikrer jeres konkurrenceevne.

I kender ikke de tiltag og de handlinger, der kan sikre målene, for der er mange usikkerhedsfaktorer, og der vil komme mange ændringer og nye muligheder, inden I når målene. Men I kan se de næste udfordringer, der er på vejen mod det endelige mål, og I kan fastlægge og planlægge de handlinger, der skal til for at føre Jer fremad mod målet. I kan lære af resultaterne, og I kan skabe en kultur, hvor I bliver rigtig gode til at møde udfordringer og hele tiden realisere nye og ambitiøse mål.

Hvis I kan skabe en sådan kultur, bliver Lean værktøjerne ikke bare bliver et middel til at nå en forbedring, men et middel til, at I fortsat kan udvikle jer og møde de fremtidige udfordringer.

Rigtig god fornøjelse.

 

Du finder vores e-bog om Toyota Kata som pdf her.