Jeg må indrømme, at jeg i en årrække har været skeptisk overfor 5S på kontoret. Jeg har oplevet alt for mange organisationer, som har indført 5S på kontoret som det første i deres Lean implementering og så aldrig er kommet videre.

Min grundholdning er dog også, at det er værdistrømsanalysen, som afgør, hvilke værktøjer du skal anvende for at skabe de ønskede forbedringer.

5S i Lean Akademiet

I Lean Akademiet har vi nu taget vores egen medicin. Vi startede med at lave en værdistrømsanalyse, som viste, at vi havde en masse spild i forbindelse med klargøring til kurser. Meget af spildet kunne relateres til manglende orden og struktur i vores materialer, som vi anvender på kurser. Vi kunne f.eks. løbe tør for post-it og brunt papir lige inden et kursus. Vi anvendte alt for meget tid på at lede efter ting, og vores materialer var ikke sat ordentlig i system.

Kanban

Vi startede derfor en større oprydning samtidig med, at vi indførte systemer for opfyldning, genbestilling mv. (Kanban). Det vil vi gerne dele med jer, så I kan få lidt inspiration.

På alt vores kontor- og kursusmateriale har vi lavet kanban kort. Nedenfor kan du se et eksempel på vores kanban kort til post-it plakater. Det grønne kort sidder fast – og her kan vi se, at minimumsbeholdningen er 2 stk. Det betyder, at den, der tager den 3. sidste post-it, tager det røde kort og lægger det i indkøberens bakke til kanban kort. På det røde kort kan indkøberen se, hvor meget der skal bestilles, og hvor det skal bestilles.

Vi har desuden lavet forskellige kasser, som vi anvender, når vi holder kurser. Der er for eksempel en kasse til Lean Manager. Uden på kassen har vi angivet, hvad indholdet i kassen skal være.

Når vi så har afholdt kurset, sættes kassen på den afmærkede plads i reolen og et rødt kort, som er i kassen, lægges nu i kontorassistentens bakke som et signal til, at kassen skal fyldes op.

Når kassen er fyldt op, lægges kortet tilbage i kassen, som et tegn på, at kassen er klar til brug.

Systemet betyder, at vi ikke længere bruger unødvendig tid på at lede eller på at kontrollere, om vi nu også har alt det materiale med, som vi har brug for til kurserne. Næste skridt bliver en finjustering, hvor vi skal gøre os nogle erfaringer og så naturligvis forbedre vores 5S og kanban system.

Du kan læse om 5S i vores e-bog. Find den her. Kontakt os også gerne, hvis du har spørgsmål eller kommentarer. Du kan bruge kontaktformularen nederst på siden.