Kvalitet begynder med kunden. Kundernes ønsker ændrer sig konstant, eller der opstår problemer, og den nuværende standard må derfor ændres. Derved bliver løbende forbedringer nødvendige. Kaizen er dedikeret til løbende forbedringer i små stigninger på alle trin. Betragt opståede fejl og identificeret spild som en mulighed for at gennemføre forbedringer. Synliggør fejlene. En opstået fejl er et udtryk for, at der er en svaghed i den eksisterende metode/standard.

Kaizen er baseret på en videnskabelig tilgang til problemløsning. Den sikrer, at forbedringerne gennemføres efter en systematisk metode, der tager udgangspunkt i den nuværende proces. Metoden bygger på Demings (William Edwards Deming) tankegang, som Toyota tog til sig.

Først og fremmest er der to typer af indsatser i Kaizen. Der er fastholdelse af det nuværende niveau (PDCA) og forbedring fra det nuværende niveau (SDCA).

Lad os tage udgangspunkt i en proces, der kører i stabil tilstand med et vist præstationsniveau. Nu kunne man så tro, at det ville fortsætte i al evighed; men uden opmærksomhed og aktive tiltag vil præstationsniveauet falde. Der skal derfor en aktiv fastholdelsesindsats til. Det består typisk i at reagere, når der opstår afvigelser fra det forventede – dette kaldes i Lean en unormal tilstand.

De unormale tilstande kan vi kun opdage, hvis vores normale tilstande er vel beskrevet og kendte af medarbejderne. Det er her, stabile processer, standarder, standardiseret arbejde samt planlægnings- og målstyringstavler (visual management) er vigtige. Har vi ikke disse ting oppe at køre, kan vi ikke opdage unormale tilstande, og herved kan vi ikke opretholde et stabilt niveau.

Når en unormal tilstand er opdaget, har vi et problem. Derfor anvendes oftest problemløsning for at komme tilbage til normalsituationen.

Problemløsning efter den videnskabelige metode:

Identificér den virkelige årsag til fejlen ved at spørge 5 gange hvorfor - og definér en løsning. Løsningen defineres som en hypotese: I tror på, at løsningen vil forbedre processen; men I ved det ikke med sikkerhed. Beskriv, hvad I forventer at opnå.

Skab en kultur, hvor I:

• Betragter forbedringsaktiviteterne som eksperimenter.
• Tillader, at der er forbedringsaktiviteter, der ikke lykkes som forventet. Det skal være lovligt at tage fejl, for det lærer I rigtig meget af.
• Måske ikke finder den 100 % mest optimale løsning, men accepterer 80% løsninger
• Gennemfører løsningerne i små trin

Gennemfør så løsningen – eventuelt som et forsøg baseret på en primitiv opstilling. Evaluér resultatet – sørg for at spørge ”hvad lærte vi?" Brug læringen til at definere et nyt løsningsforslag, hvis I ikke opnåede det forventede resultat.

Når I opnår forbedringen, så sørg for at fastholde resultatforbedringen ved at beskrive den nye metode i en standard. Herved undgår I at 'glide tilbage' til den tidligere metode.