Toyota Kata som Kaizen Blitz Vi har i Lean Akademiet over en længere periode oplevet, hvordan ledelse og kultur spiller en stadig større rolle, når virksomheder skal opnå markante og vedholdende resultater med deres Lean arbejde.

Forberedelse:

• Sæt en retning: Definér en udfordring (Challenge), som klart definerer, hvad målet med Kaizen Blitz’en er. Dette kunne være at optimere output gennem bedre gennemløbstid, forbedret kvalitet eller øget oppetid.
• Vælg Team: Sæt et tværfunktionelt team sammen, der har relevant viden om processen, der skal forbedres.
• Planlægning: Udarbejd en grundig analyse af den nuværende situation (Current Condition), med sætligt fokus på at få beskrevet tilstanden i forhold til den overordnede udfordring fra pkt.1. Udvælg herefter det område i den nuværende situation, som skal starte forbedringsarbejdet. Målsæt dette fokusområde som et delmål (Target condition) med en defineret deadline. Her er tidsplanen vigtig, så der skal være en plan for, hvordan Kaizen Blitz’en vil blive gennemført.

Aktiv gennemførelse:

• Opstartsmøde: Start med et kickoff-møde, der inkluderer en introduktion til Improvement Kata principperne. Præsentér så retningen, nu-situationen samt tidsplanen med krystalklare forventninger til teamet.
• Analyse: Brug teamet til at analysere årsager til den forskel, der har vist sig mellem nuværende tilstand og målsætningen for det identificerede nøgleområde for forbedring. Involvér teamet i brainstorming for at generere ideer og udvikle hypoteser til identificerede problemer eller flaskehalse.

Eksperimentér med læring:

• Prioritering: Brug Coaching Kata til at guide teamet i at prioritere løsninger baseret på eksperimenter og deres forventede effekt.
• Eksperimentér: Gennemfør eksperimenter som en del af Improvement Kata. Brug coaching for at støtte teamet i at tilpasse og justere deres tilgang. Fokusér på at få læringen fra ét eksperiment brugt til at definere et nyt.

Opfølgning og kontrol:

• Måling af Resultater: Evaluér og mål de opnåede resultater i forhold til de opstillede delmål.
• Læringspunkter: Identificér og dokumentér læringer fra eksperimenterne. Brug Coaching Kata for at styrke den kontinuerlige læringsproces.
• Fastholdelse: Udvikl standarder og procedurer for at sikre, at forbedringerne opretholdes over tid. Husk at opdatere nu-situationen med de nye tiltag.

Afslutning og fejring:

• Afslutningsmøde: Hold et afsluttende møde ved at bruge Coaching Kata-principperne til at reflektere over læringer og fejre succeserne.
• Fejring: Fejr ikke kun opnåede resultater, men også læringen og udviklingen af teamet gennem processen.
• Denne tilgang integrerer Improvement Kata og Coaching Kata som en del af Kaizen Blitz-strukturen og understreger betydningen af kontinuerlig læring, eksperimentering og justering af processer for at opnå og opretholde forbedringer over tid.
• Husk, at nøglen til succes er aktiv deltagelse fra teamet. En blitz består af en lang række hurtige læringseksperimenter udført af teamet og bruges som en kick-starter mod en kultur med kontinuerlig forbedring.

Toyota Kata som Kaizen Blitz - kickstart en forandring

Når man bruger Toyota Kata som Kaizen Blitz, er der hovedsagligt fokus på at involvere medarbejderne i beslutningerne og generere begejstring. Det er vigtigt at demonstrere, at forandringer ikke behøver at blive etableret igennem lange implementeringsforløb. Formålet her er netop at skabe en følelse af fremdrift!

Gennem vores arbejde med Toyota Kata har vi oplevet, hvordan Kaizen Blitz kan være det helt rigtige værktøj til at kickstarte en længere rejse. Det kan være den eneste rigtige metode til at angribe en ustabil proces, og det kan være den bedste metode til at opnå hurtige, markante resultater. Vi har bare glemt noget essentielt i vores tilgang til Blitzen – nemlig den transformationsfase, der skal gøre events til daglige rutiner. Her er Toyota Kata som Kaizen Blitz svaret.