Når vækst kræver mere end flere kvadratmeter

Et ambitiøst vækstmål i et specialiseret marked
Lean Akademiet blev kontaktet af en dansk producent og distributør af medicinsk udstyr, der opererer i et specialiseret og reguleret marked med høje krav til kvalitet og præcision. Virksomhedens produktportefølje spænder fra specialfremstillede produkter til mere standardiserede produkter og salgsvarer.

På tidspunktet for henvendelsen stod virksomheden over for et markant strategisk vækstmål, idet ledelsen havde besluttet at øge produktionsoutputtet med 50 % inden for de næste par år. Dette vækstmål skabte et akut behov for at vurdere, om den eksisterende produktionsopsætning, organisering og fysiske rammer kunne understøtte den ønskede udvikling.

Fragmenteret produktion på tværs af lokationer
Virksomhedens både produktion og administrative funktioner var på daværende tidspunkt fordelt over fire geografisk adskilte lokationer. Denne struktur medførte logistiske udfordringer, forringet kommunikation på tværs og øget intern transport. Dertil oplevede virksomheden de fysiske kvadratmeter som en udfordring, der hæmmede et optimalt flow. Virksomheden vurderede disse problematikker som de mest betydelige barrierer for den ønskede vækst. Som led i vækststrategien havde virksomheden derfor identificeret én lokation med et større samlet areal, hvor man ønskede at samle hele virksomheden under samme tag. Formålet var at skabe bedre sammenhæng i produktionen, reducere interne transportafstande og opnå stordriftsfordele.

Analyse baseret på data, observationer og dialog
Lean Akademiets opgave var at gennemføre en grundig analyse af virksomhedens produktion med henblik på at vurdere både potentialet ved en fysisk sammenlægning af de eksisterende lokationer og de forventede gevinster ved at råde over flere kvadratmeter.

Selve analysen blev gennemført over to intensive dage og bestod af en kombination af kvantitativ og kvalitativ dataindsamling. Lean Akademiet foretog observationer direkte i produktionen, indsamlede relevante produktionsdata og gennemførte interviews med medarbejdere på tværs af funktioner og niveauer i organisationen. Der blev gennemført en detaljeret gennemgang af eksisterende processer, arbejdsgange og interne afhængigheder for at skabe et helhedsorienteret billede af den nuværende drift.

Denne analyse dannede grundlag for en rapport med det formål at belyse både forbedringspotentialer og de forventede gevinster ved en eventuel fysisk samling af produktionen. Rapporten indledtes med en gennemgang af den nuværende situation, hvor en værdistrømsanalyse identificerede flaskehalse, mellemvarelager og observeret spild, mens et tilhørende spaghettidiagram illustrerede uhensigtsmæssige bevægelser i forhold til ønsket flow. Gennem analysen blev det tydeligt, hvor i de eksisterende arbejdsgange og fysiske rammer flowet blev begrænset, og hvilke forhold der hæmmede et højere output. Analysen af den nuværende situation blev konkluderet med en vurdering og beregning af, hvor mange produkter virksomheden maksimalt ville kunne producere ved en bedre anvendelse af den tilgængelige kapacitet og kvadratmeter.

Muligheder for et fremtidigt design
Herefter afdækkede rapporten vores forslag til et fremtidigt design med udgangspunkt i Lean tankegangen og design principper. Det fremtidige design blev præsenteret i to tidsperspektiver: Et kortsigtet perspektiv, der fokuserede på at optimere flow og udnytte den eksisterende kapacitet bedre inden for de nuværende fysiske rammer, og et langsigtet perspektiv, der tog udgangspunkt i en fysisk samling og flere kvadratmeter med henblik på både at optimere flow og øge den samlede kapacitet. En gap-analyse viste forskellen mellem den nuværende situation og det foreslåede fremtidige design og fremhævede de væsentligste udfordringer, som udgjorde disse gap. Rapporten blev afsluttet med en række konkrete anbefalinger til at lukke de identificerede gap samt en vurdering af de potentielle gevinster, herunder øget output, reduceret intern transport, forbedret kommunikation og mere effektiv udnyttelse af ressourcer.

Resultaterne: Flytning er nødvendig – men ikke nok
Analysen viste, at den geografiske opdeling af produktionen ikke i sig selv udgjorde en væsentlig begrænsning, idet produkterne som led i produktionsprocessen skulle forædles eksternt før de herefter blev sendt videre til den næste lokation. I stedet pegede analysen på, at flaskehalse i processerne udgjorde den primære barriere for øget output. Disse flaskehalse skabte mellemvarelager og ventetid, samt begrænsede output. Der blev derfor identificeret et forbedringspotentiale i de eksisterende rammer.

En umiddelbar og hurtig løsning ville være at tilføre ekstra kapacitet til flaskehalsen, men rapporten lagde vægt på, hvordan processerne kunne effektiviseres og produktionsplanlægningen omlægges, med henblik på at opnå tilsvarende effekt. Med vores anbefalinger ville man få en væsentlig produktionsforøgelse uden at foretage en fysisk flytning, og en yderligere stigning krævede en udvidelse af produktionskapaciteten samt en gentænkning af den fysiske indretning - noget de nuværende kvadratmeter ikke kunne rumme. En fysisk flytning er derfor en nødvendighed for at realisere den ønskede langsigtede vækst.

Risikoen ved at flytte uden at optimere
Rapporten blev præsenteret og drøftet lokalt hos virksomheden sammen med ledelse og relevante nøglepersoner. Dette gav anledning til en god dialog og førte til vigtige refleksioner og overvejelser som led i ledelsens beslutningstagen.

En af de væsentligste refleksioner var, at selvom ønsket om flere kvadratmeter både var forståeligt og fortsat relevant, viste resultaterne også, at den fulde effekt af en flytning kun ville kunne realiseres, hvis virksomheden forudgående optimerede sine processer og sit flow. Uden denne indsats ville der være en betydelig risiko for blot at flytte eksisterende uhensigtsmæssige arbejdsgange direkte over i nye fysiske rammer uden reel forbedring. Denne erkendelse var særlig vigtig, fordi virksomheden tidligt i forløbet havde en stærk overbevisning om, at en flytning var nødvendig, og at yderligere potentiale inden for de eksisterende rammer var begrænset.

Videre samarbejde og implementering
Efter afslutningen af analysen vil Lean Akademiet fortsætte samarbejde med virksomheden ved at understøtte udviklingen af kompetencer i organisationen samt yde støtte til implementeringen af de identificerede forbedringstiltag.