

Tekst af
ANN MØLLER SVENDSEN
Ann er uddannet revisor med en baggrund som økonomichef, fabrikschef og administrerende direktør og har arbejdet i næsten 10 år med Lean i Automobilindustrien.
KUNNE DU LIDE DENNE HISTORIE? DEL DEN MED ANDRE.
29. April, 2024
Tillidsbaseret Lean Hvordan du med udgangspunkt i tillid på én gang kan skabe effektivitet, kundetilfredshed og motiverede medarbejdere.
Hvis den fulde effekt af Lean skal opnås, skal der udvises tillid imellem medarbejdere og ledere. Måske kan man endda gå så langt at sige, at den fulde effekt af Lean afhænger af niveauet af tillid i organisationen. I denne artikel kan du læse mere om, hvad tillidsbaseret Lean er, og hvordan vi arbejder med tillidsbaseret Lean i praksis.
Hvad er tillidsbaseret Lean?
Tillidsbaseret Lean er en metode, der skal sikre en Lean kultur, hvor du arbejder med det, vi kalder den gyldne trekant; en lige stor fokus på effektivitet, kvalitet og trivsel.
Vores grundfilosofi er, at det kræver tilfredse, kompetente og motiverede medarbejdere for at kunne levere værdi til vores kunder på en effektiv måde, således at vores ledelse kan skabe de nødvendige resultater.
Med andre ord kan man sige, at vi mikser det hårde med det bløde. Med det hårde mener vi ikke kun de traditionelle Lean principper, men også Lean værktøjerne såsom værdistrømsanalyse, tavlemøder, målstyring, standardiseringer og lignende. Det bløde omhandler derimod kulturen og den adfærd, vi har i dagligdagen. Det kan for eksempel være den måde, vi interagerer med hinanden på, vores relationer, samarbejde, holdninger mv.
Kigger vi på isbjerget nedenfor, så er værktøjerne - eller det hårde – placeret synligt over vandet. Under vandet ligger det, øjet ikke nødvendigvis ser; nemlig adfærden, som skaber kulturen.
Vores erfaring er, at det er nødvendigt at arbejde med både det hårde og det bløde i Lean implementeringen for at få en varig Lean implementering. Dette er til glæde for både medarbejdere, kunder og ejere/ledelse.
Hvorfor er tillid så vigtig?
Relationer, der bygger på høj tillid, har en lang række organisatoriske fordele, menneskelige såvel som økonomiske. Tillid er vigtigt, fordi det er grundessensen i gode relationer. Opnår man tillid, opstår der en gensidig forståelse mellem parterne, som gør både relationen og Lean arbejdet mere smidigt.
Der er mange fordele. Eksempelvis er det empirisk bevist, at når vi har tillid til hinanden, har vi også en bedre trivsel. Det er - ganske simpelt - mere motiverende at gå på arbejde, når man har tillid til nærmeste leder eller de øvrige medarbejdere. Tillid skaber en positiv stemning, hvor mistillid skaber tvivl, uklarhed og usikkerhed. Lean implementering er en forandringsproces, hvor vi i høj grad har brug for denne positive og motiverende indstilling. Motiverede medarbejdere er mere åbne over for nyt og ikke mindst motiverede til at komme med forbedringsforslag.
Hvordan opbygger vi tillid?
Tillid kommer ikke af sig selv. Tillid er noget, vi sammen bygger op over tid. Der er flere led i en tillidsopbygning, før tilliden reelt kan siges at være opbygget. Tilliden opstår, når to personer mødes eller skal indgå i et samarbejde. Her vil parterne hver især vurdere hinandens 'tillidsværdighed' - altså vurdere den anden person på en række parametre. Tillidsopbygningen er 'to-sidet' - den er både påvirket af personens evne til at vise tillid og modpartens evne til at gøre sig fortjent til at få tillid. De væsentligste faktorer i forhold til at vise tillid er:
- Egne værdier
- Troen på sig selv og andre
- Tidligere erfaringer
Dette betyder eksempelvis, at tidligere negative arbejdsmæssige erfaringer også påvirker vores evne til at indgå i tillidsfulde relationer. Her vil det helt naturligt kræve, at modparten over tid skal bevise, at han eller hun er værdig til at få vist tillid. Det betyder også, at en chef kan blive vurderet forskelligt af to medarbejdere.
Når vi kigger på, hvordan vi kan opbygge tillid, er de vigtigste elementer:
- Evne
- Velvilje
- Integritet
- Empati
Evner vil sige lederens kompetencer og egenskaber, der samlet set gør, at lederen kan udvise indflydelse. Eksempelvis at lederen har de faglige Lean kompetencer, at lederen har gennemslagskraft i forhold til beslutninger, der skal træffes i forbindelse med Lean implementeringen, eller at lederen kan træde ind som en respekteret og synlig leder i det ny Lean miljø.
Velvilje vil sige, hvorvidt lederen har et positivt motiv til at ville det bedste for medarbejderen - uden skjulte eller ego-centriske motiver. Dette betyder, at medarbejderen har et behov for at opleve lederens oprigtighed eller ægthed for at kunne bygge en stærk individuel tillid. Det er i disse sammenhænge, kommunikationen er central for at tydeliggøre velviljen.
Integritet betyder, at der er sammenhæng i de handlinger, værdier, metoder, foranstaltninger, principper og resultater, som lederen praktiserer. Med andre ord at lederens ord stemmer overens med hans eller hendes handlinger.
Empati vil sige lederens evne til at genkende og forstå andres følelser. Lederen skal altså kunne sætte sig i medarbejderens sted, før handling udføres. Når medarbejderen mødes med en forståelse for den situation, han eller hun står i, opleves lederen som mere sympatisk. Ligeledes vil lederens adfærd opleves mere positiv, fordi modtageren føler sig hørt, set eller inddraget.
De vigtigste værktøjer i forhold til at arbejde med ovenstående er:
- Involvering
- Kommunikation
- Motivation
Medarbejderinvolvering
Kongstanken i tillidsbaseret Lean er en stærk involvering af medarbejderne i den tidlige fase af en Lean implementering. Jo før medarbejderne involveres, desto mindre en forandringskløft opstår - altså desto mindre bliver det 'gap', der er imellem, at hhv. ledere og medarbejdere flytter sig i forandringsprocessen. Det vigtige er, at gap'et ikke bliver for stort, idet der da vil opstå et ulige parallel-løb i forandringsprocessen, hvilket ikke er hensigtsmæssigt.
Vi ved, at når medarbejderne selv er med til at skabe løsningerne og foreslå forbedringerne, så bliver det lettere at implementere holdbare løsninger samtidig med, at der skabes større arbejdsglæde. Dette gavner både kundetilfredsheden og bundlinjen. Og så er vi tilbage til den gyldne trekant, som vi omtalte i starten af artiklen - nemlig fokus på både effektivitet, kvalitet og trivsel - samtidig.
Når vi arbejder med Lean forbedringstiltag, så er filosofien, at det er medarbejderne tættest på processen, der skal være drivkraften til at komme med idéer til forbedringer. Derfor er den tidlige involvering både vigtig og naturlig i forhold til at skabe den nødvendige gejst.
Kommunikation
Når vi starter vores Lean rejse, bør rejsen starte med ledelsen. Det er ledelsen, der lægger Lean strategien og opstiller overordnede mål. Og her starter således også kommunikationen. Ledelsen skal til enhver tid kommunikere mål og forventninger klart ned i organisationen. Omvendt skal medarbejderne også kommunikere opnåede resultater op i organisationen. Vi har et fremragende værktøj i Lean værktøjskassen, som er tavlemøder. Det er et godt forum til at sikre en god og tydelig kommunikation.
Vær dog opmærksom på, at der derudover hele tiden skal skabes rum for løbende dialog. Når vi arbejder med Lean, så arbejder vi med hele tiden at ændre vores vaner, holdninger og adfærd, og vi bevæger os dermed også ud i ukendt territorium. En god dialog ledelse og medarbejdere imellem hjælper os til at navigere mere sikkert og trygt. Der må ikke være skjulte agendaer, og kommunikationen skal være åben og ærlig – også når det gælder svære budskaber.
Motivation
I tillidsbaseret Lean arbejder vi med at øge graden af selvledelse. Dette medfører, at medarbejderne får større ansvar. I langt de fleste tilfælde vil dette betyde, at medarbejderne bliver motiveret til også at tage et større ansvar. For når der udvises tillid, får medarbejderen mulighed for at vise sine evner og kompetencer og komme med nye løsninger. Tilliden skaber en tryghed, der gør, at det er muligt at prøve nyt af eller eksperimentere, således at nye tiltag kommer frem i lyset. Uden tillid vil det være utrygt at afprøve nyt, fordi reaktionen muligvis vil være sanktion eller straf. I Lean processen er vi meget afhængige af, at medarbejderne 'spiller med' og er motiverede for at komme med forslag og endda afprøve nyt og gå ud over komfortzonen. Dette er kun muligt, hvis der eksisterer tillid. En høj grad af tillid medfører derfor motiverede medarbejdere, der vil være mere forandringsmodne end ellers.
Lederen har naturligvis en helt central rolle i dette samspil, idet lederen er med til at opbygge tilliden til medarbejderen. Med tillidsbaseret Lean ønsker vi at fremme niveauet af selvledelse og få medarbejderne til at agere selvledende. Lederens rolle er derfor - lidt enkelt formuleret - at fjerne de sten, der er på vejen, så medarbejderen kan løbe så gnidningsfrit af sted som muligt og herved skabe et godt flow. Dette gøres ved at støtte og coache medarbejderen. For nogle medarbejderes vedkommende kræver dette meget støtte, mens andre medarbejdere flytter sig af sig selv. Det er vigtigt, at lederen kan navigere i spændet af forskellige medarbejderbehov for at støtte alle medarbejdere optimalt. Selvledelsen er i høj grad med til at skabe motivation, som igen fører til en bedre og mere langsigtet Lean implementering, fordi ejerskabet ligger hos både medarbejder og ledelse.
Hvordan kommer vi i gang?
Lean implementeringsprocessen starter altid med at skabe et overblik over nu-situationen. Dette gøres for at kunne målrette aktiviteterne præcist til de behov, der er i organisationen. Vi skaber os dette overblik med det, vi kalder Potentialemålingen. Målingen udføres fx online af alle i organisationen. Denne giver et samlet billede af medarbejdere og lederes vurdering af den nuværende situation ift. effektivitet, kvalitet og trivsel. Ligeledes viser den også, hvilket potentiale medarbejdere og ledere oplever, der er inden for de tre områder. Herved opnår ledelsen et indblik i, hvad medarbejdere/ledere oplever, der skal til for at opnå mere effektivitet, kvalitet og trivsel. Målingen er den røde tråd gennem Lean implementeringsprocessen, og på baggrund af denne defineres slutmålet for processen. Heri indgår mål for både effektivitet, kvalitet og trivsel.
Processen
Vi oplever, at tiden ikke længere er til lange implementeringsplaner - derfor er vores implementeringsproces stepvis - dvs. at vi tilpasser og justerer processen undervejs alt efter fremgangen i implementeringsprocessen. Vores erfaring viser, at en fleksibel implementering skaber et bedre resultat, fordi det er muligt at indkapsle de uforudsete udfordringer, som opstår undervejs i forandringsprocessen. Dette sker i tæt samarbejde med både ledelsen og medarbejderne.
Værktøjerne:
Gennem hele processen arbejder vi med både medarbejderen, ledelsen og organisationen samtidig - dette for at implementere de nye værktøjer i hele organisationen. Herved reducerer vi den føromtalte forandringskløft, så alle bevæger sig samtidig, og tilpasser og justerer værktøjer i forhold hertil. Eksempelvis skal lederen tilpasse sin ledelsesstil ift. nye Lean værktøjer. Vores overordnede formål er naturligvis at skabe tillid mellem medarbejderne og ledelsen. Når dette er sket, doseres Lean værktøjerne. Vi arbejder med traditionelle Lean principper samt værktøjer såsom værdistrømsanalyse, tavlemøder, målstyring osv. For at styrke tilliden arbejder vi med ledelsesværktøjer samt medarbejderrelaterede værktøjer såsom samarbejds-, kompetence- og rolleafklaringsværktøjer. Vi arbejder gennem en-til-en sessioner såvel som gruppe/workshop baseret - altid med udgangspunkt i den enkeltes hverdag med værktøjer, der er direkte brugbare i arbejdet.
Kata-metoden:
Et godt værktøj er Kata Coaching metoden. I Kata arbejder man med at skabe nye rutiner. Disse handler eksempelvis om, hvordan lederne kan indarbejde coaching som et fast værktøj til at få medarbejderne til kontinuerligt at tænke løsninger - også ud over de sædvanlige løsningsmetoder. Endvidere handler det om at sikre rammerne, der gør forbedringerne mulige. Kata handler samtidig om at skabe en virksomhedskultur, hvor der tænkes løsninger ud over det traditionelle, og hvor der er konstant fokus på løsningsudvikling. Dette skaber en stærkere konkurrencemæssig fordel, fordi vi hele tiden reducerer spild og øger flow. For at Kata fungerer optimalt i alle led - hos ledere såvel som medarbejdere - er tillid igen vigtig. Derfor arbejder vi sideløbende med Kata-metoden for at styrke relationerne i organisationen.
Kata-metoden indgår i tillidsbaseret Lean som en metode til at forankre den nye virksomhedskultur, hvor adfærd, holdninger og nye gode vaner alle peger mod mere effektivitet, kvalitet og trivsel.
KUNNE DU LIDE DENNE HISTORIE? DEL DEN MED ANDRE.

Tekst af
ANN MØLLER SVENDSEN
Ann er uddannet revisor med en baggrund som økonomichef, fabrikschef og administrerende direktør og har arbejdet i næsten 10 år med Lean i Automobilindustrien.
RELATERET LÆSNING
Vil du læse mere? Vi har samlet et par artikler, der måske kan inspirere dig i dit videre forbedringsarbejde.
Skab forståelse for Lean forandringen
Forandringsledelse. Hvordan skaber vi en succesfuld forandring?
- LA Library
- Artikler
- Lean
- Ledelse
- Artikel
- Bæredygtighed
- Case
- TWI
- Six Sigma
- VSA
- Kaizen
- Adfærd
- Toyota Kata
- Podcast
- 5S
Fem trin til succes med Lean i hverdagen
Lean er mere end blot en teoretisk ramme, meget mere. Det er en praktisk tilgang, der kan ændre måden...
15. Maj, 2025
Henrik Schalech
Forandringsledelse og organisatorisk forankring med ADKAR
Forandringsledelse er en afgørende faktor, når vi skal implementere Lean.
29. April, 2025
Pernille Landbo
Lean og Bæredygtighed: En integreret tilgang
Lean handler om at eliminere spild og skabe værdi – men hvad...
28. Marts 2025
Henrik Schalech
Måling af medarbejdertilfredshed
Hvordan måler vi på medarbejdertilfredshed. En måling af medarbejdertilfredshed...
10. Februar, 2025
Henrik Schalech
Kulturændring
Kulturændring er svært - Lean kulturen kommer ikke af sig selv
4. Januar 2025
Ann Møller Svendsen
Lean Ledelse
Ledelsen bør efterspørge Lean og det skal ske fra toppen...
4. December 2024
Ann Møller Svendsen
Styrk din bæredygtighedsindsats med Lean
Mange kæmper med at finde balancen mellem effektivitet og ansvarlighed...
18. November, 2024
Henrik Schalech
Lean understøtter vækstrejsen...
Læs med her, hvor Allan B. Rix er i samtale med fabriksdirektør...
28. Oktober, 2024
Allan B. Rix
Kunsten at følge og fastholde en standard
Hvis vi som virksomhed vil arbejde med Lean og skabe en forbedringskultur...
11. September 2024
Allan B. Rix
AI og Six Sigma I fremtidens optimeringsarbejde
Six Sigma styrker vores forståelse...
29. August, 2024
Kion Schmeltzer
A3 Problemløsning med Six Sigma
Hvordan A3 problemløsning (Praktisk Problemløsning...
1. Juli, 2024
Kion Schmeltzer
Målstyring
Hvad er målstyring og hvorfor skal vi målstyre? Nedbrydning af mål...
24. Maj 2024
Ann Møller Svendsen
Vejledning til VSA - administration
Kortlægning af værdistrømsanalyse i administration...
21. Maj 2024
Ann Møller Svendsen
Vejledning til VSA - produktion
Fremgangsmåde til kortlægning af værdistrømsanalyse i produktion...
21. Maj 2024
Ann Møller Svendsen
Værdistrømsanalyse i produktion
Hvordan skaber vi et overblik over produktionen, så vi kan skabe...
17. Maj 2024
Morten Friis Jacobsen
Hvad er Kaizen?
Hvordan du kan involvere dine medarbejdere i at lave løbende...
13. Maj 2024
Morten Friis Jacobsen
Tillidsbaseret Lean
Hvis den fulde effekt af Lean skal opnås, skal der udvises tillid...
25. April 2024
Ann Møller Svendsen
Lean Virksomhed
Få et hurtigt overblik over Lean. En vej til tilfredse kunder og glade...
29. Marts 2024
Ann Møller Svendsen
Coaching og GROW-modellen
Blandt de mange coachingmodeller, står GROW-modellen ud som en...
26. Februar, 2024
Henrik Schalech
Kunsten at vælge det rette værktøj
Hvilket Lean værktøj er det bedste og mest anvendte? Værktøj er ikke målet...
9. Januar, 2024
Allan B. Rix
Lean Startup
Lean Startup giver dig et rammeværktøj til at udvikle og innovere nye...
15. December, 2023
Amalie Khiljee
Toyota Kata som Kaizen Blitz
En kortsigtet metode til at skabe momentum og synliggøre...
30. November, 2023
Morten Friis Jacobsen
Coop implementerer TWI og TTT
Coop har implementeret TWI og TTT og uddannet interne...
5. Oktober, 2023
Pernille Landbo
Flow i et DMAIC projekt
Vil du lære at skabe flow i et DMAIC projekt? Vi giver dig et overblik...
11. Juli, 2023
Kion Schmeltzer
Quality Function Deployment
Quality Function Deployment (QFD) oversætter forventninger til...
27. Juni, 2023
Kion Schmeltzer
Failure Mode Effect analysis
Failure Mode Effect Analysis (FMEA) er en struktureret og systematisk...
4. Maj 2023
Kion Schmeltzer
Lean forbedringsprojekt hos Jern og Glas
I denne case får du et indblik i, hvad implementeringen af Lean...
24. April, 2023
Kurt Hansen
Lean med Morten Münster
Der findes en metode, der gør, at medarbejderne får det bedre...
18. April, 2023
Ann Møller Svendsen
Skab forståelse for Lean forandringen
Brug adfærdsprofiler som et redskab til at skabe forståelse hos alle dine...
20. Marts, 2023
Pernille Landbo
Leader Standard Work
Hvordan skaber vi større fokus på at standardisere ledelsesarbejdet...
10. Februar, 2023
Ann Møller Svendsen
Når 5S bliver til mere end bare oprydning
Et 5S-system kræver først og fremmest god ledelse. Det er ledelsen...
9. September, 2022
Ann Møller Svendsen
Hvad er 5S?
5S er et værktøj fra Lean værktøjskassen, der har til formål at skabe orden...
15. August, 2022
Ann Møller Svendsen
Lean kan løfte bæredygtighed
Lean kan være vejen til at opnå et nyt syn på bæredygtighed som en...
30. Juni, 2022
Simone Sæderup Nielsen
Agile Scrum
Agile Scrum spiller godt sammen med Lean og har mange fælles elementer.
25. May, 2022
Morten Friis Jacobsen
Forandringsledelse
Hvordan opnås en succesfuld forandring? De bedste værktøjer er ærlighed...
12. April, 2022
Pernille Landbo & Ann Møller Svendsen
SIPOC
SIPOC er et værktøj, som oftest anvendes i Define-fasen i Six Sigma og i...
8. Marts, 2022
Kion Schmeltzer
Hvorfor måle CO2 aftryk?
Evnen til at kunne svare på CO2-spørgsmål er blevet vigtig for...
28. Februar, 2022
Simone Sæderup Nielsen
Fastholdelse af TWI jobinstruktion
Hvordan du kan sikre den interne træningskultur gennem...
31. Januar, 2022
Allan B. Rix
Hvad er TWI?
Hvordan en virksomhed kan arbejde med standardiseret arbejde og dermed...
26. Januar, 2022
Allan B. Rix
Grøn omstilling med Lean
Hvordan du kan starte grøn omstilling i din virksomhed ved at bruge Lean...
10. December, 2021
Simone Sæderup Nielsen
Hvad er Lean Ledelse?
Hvordan du gennem god ledelse kan få medarbejderne motiveret...
2. December, 2021
Ann Møller Svendsen & Pernille Landbo
Lean hos HORN Bordplader
Den midtjyske bordpladefabrik har samarbejdet med...
16. November, 2021
Simone Sæderup Nielsen
Hvad er Toyota Kata?
Med Toyota Kata kan du skabe en forbedringskultur, der sikrer...
29. Oktober, 2021
Morten Friis Jacobsen
Hvad er Lean Six Sigma?
I både Lean og Six Sigma stræbes efter værdi for kunden, den højest...
8. Oktober, 2021
Kion Schmeltzer
Hvad er Six Sigma?
Six Sigma sikrer, at man arbejder struktureret med data og...
8. Oktober, 2021
Kion Schmeltzer
Hvad er Lean?
Hvad er Lean? Det spørgsmål får vi stillet utallige gange, og ofte...
8. Oktober, 2021
Morten Friis Jacobsen
Toyota Kata hos Carletti
Lean Akademiet har hjulpet Carletti med at optimere produktionen...
8. Oktober, 2021
Morten Friis Jacobsen