Vejledning til VSA – administration

Denne beskrivelse er en vejledning til, hvordan du trin for trin gennemfører en værdistrømsanalyse i administration.

Vejledning til værdistrømsanalyse (VSA) - administration
Fremgangsmåde trin for trin:

1. Udvælg den arbejdsgang, du vil beskrive (sagsfamilien)

• Udvælg arbejdsgangen ved at analysere dit proceslandskab
• Definér afgrænsningen - hvor den starter, og hvor den slutter
• Start gerne med at få orden ‘i eget hus’

2. Beskriv hvad der skaber værdi for ‘den gyldne trekant’
Den gyldne trekant er:

• Kunde
• Medarbejder
• Ledelse

3. Opsæt de involverede afdelinger i ‘svømmebaner’
De afdelinger, teams eller interessenter, der er involveret i arbejdsgangen

4. Beskriv de nuværende processer

• Placér hovedprocesserne i den rette rækkefølge, i den svømmebane, hvor opgaven udføres
• Angiv procestid på processen, evt. som et tidsinterval: Korteste, Best Case - længste, Worst Case

5. Angiv ventetider
Ventetiderne før eller imellem processerne angives, evt. som tidsinterval: Korteste, BC – længste, WC

6. Angiv eventuelle tilbageløb

• Brug beslutningsbokse med ja/nej muligheder og pile
• Skriv årsagen til tilbageløb
• Angiv evt. antallet af tilbageløb i procent

7. Lav en faktaboks med angivelse af procestid, ventetid og gennemløbstid

• Lav for enden af dit brown paper en faktaboks med angivelse af den korteste og længste procestid samt ventetid
• Gennemløbstiden beregnes ved at lægge procestid og ventetid sammen. Til sidst kan procestiden udgøres som procent i forhold til gennemløbstiden

8. Påfør spild

• Lad deltagerne i analysen påsætte det spild, de oplever i arbejdsgangen.
• Placér spildet over den proces, hvor spildet forekommer

9. Udvælg de største spildårsager
Udvælg de største spildårsager, eventuelt hvor deltagerne hver især afgiver tre stemmer på de tre spild, som de oplever som de største

10. Find årsagerne til spildet

• Find årsagen til spildet
• Spørg evt. ‘5 x hvorfor’ og bliv enige om en/flere løsningsforslag
• Basér forslaget til løsning som en hypotese

11. Prioritér løsningerne

• Prioritér løsningerne ud fra effekt i forhold til indsats
• Overfør de ‘lavthængende frugter’ til aktivitetsplanen
• Løsninger og ændringer, der er mere projektorienterede, beskrives på A3

12. Det færdige resultat

• Punkt 1 - 7 danner tilsammen et overblik over din værdistrøm
• Punkt 8 – 12 danner tilsammen en struktureret tilgang til at fjerne spild i værdistrømmen